workflow

Iniziamo spiegando la parte della gestione dei documenti, ovvero l’ archiviazione documentale. Come si può intuire dal nome, si tratta di un sistema in grado di archiviare qualunque tipo di documento cartaceo o digitale. In che modo? DIGITALMENTE.

Ovvero, avete presente tutti i documenti cartacei / brochure / contratti / listini / foto / video / file / ecc che avete nel vostro ufficio?

Ecco, grazie a questo software tutti questi documenti si possono inserire, attraverso una semplicissima scansione, all’interno di questo programma, anche in modo automatizzato.

Tutto questo permetterà di velocizzare quindi la ricerca di un determinato documento. Avete presente la velocità con cui Google produce i suoi risultati? Ecco, quella velocità sarà la stessa con la quale voi troverete i file che state cercando.

Questa è una cosa molto importante, ma è solo una piccola parte di ciò che questo software ci permette di fare.

Andiamo ora invece ad analizzare e spiegare cosa si intende per gestione dell’organizzazione aziendale.

Avete mai sentito parlare di work-flow? Sicuramente la risposta sarà si. Prima di proseguire però vorrei definire più chiaramente il significato di questa terminologia ormai quotidiana in un azienda.

Partiamo dalla traduzione letterale “flusso di lavoro”. Indica quindi il “percorso” che dev’essere seguito fino alla conclusione di una determinata operazione. Ovviamente sono coinvolti tutti coloro che sono parte di un particolare processo lavorativo/operativo.

Ecco tutto questo processo può essere appunto digitalizzato, reso tracciabile in ogni dettaglio e automatizzato.

Automatizzato, nel senso che in automatico arriveranno delle notifiche alla persona cui spetta fare lo step successivo in un processo lavorativo. Se questo step non viene fatto alla persona che segue, a tutta la gestione arriverà un avviso dicendo che il processo è fermo in quanto qualche step non è stato concluso. Tracciabile invece significa che verrà tenuta ovviamente traccia di tutto il processo lavorativo, ma soprattutto verrà identificato chi non prosegue con lo step di sua competenza bloccando quindi tutto il workflow.

Si tratta quindi di un software molto semplice da utilizzare ma che può cambiare drasticamente la vita della vostra azienda, nonché semplificarne determinati aspetti.

È adatto a qualsiasi tipo di azienda: piccola, media o grande.

È un software multi-gestione, ovvero con un’unica installazione è possibile gestire più aziende e differenziare la lingua di ogni singolo utente.

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